Sku là gì? Vai trò của Sku trong việc quản trị hàng hóa

Trong lĩnh vực Logisitics nếu bạn làm việc có liên quan đến nhà kho, hàng hóa thì thường sẽ nghe đến khái niệm Sku. Vậy Sku là gì và vai trò của sku trong quản trị hàng hóa là như thế nào?

Sku là gì?

Sku - Stock Keeping Unit nghĩa là mã hàng hóa, đây là một mã được quy định nội bộ để phân biệt các loại hàng hóa với nhau. Sku sẽ bao gồm cả số và chữ cái hoặc chỉ bao gồm số hoặc chữ cái với độ dài không giới hạn.

Không có quy định cụ thể nào về Sku và đây là một mã mở, bất kỳ ai cũng có thể đặt và sử dụng nó. Thông thường sku không có yếu tố tuần tự (từ 1 đến 2,3,..) mà thường được lắp ghép bởi các yếu tố khác nhau.

Tại các đơn vị giao nhận, sau khi tiếp nhận hàng hóa thì sku của sản phẩm có thể được thay đổi hoặc giữ nguyên tùy thuộc vào cách đơn vị giao nhận đó quản lý sản phẩm.

Vai trò của Sku trong quản trị hàng hóa

Để thuận tiện hơn trong việc số hóa và quản lý hàng trăm, ngàn hoặc thậm chí vài chục ngàn, vài trăm ngàn loại sản phẩm thì mã vạch là một lựa chọn tối ưu. Tuy vậy có một số vấn đề có thể sảy ra trong quá trình in ấn khiến mã vạch không đọc được do vậy cần phải có một giải pháp bổ sung.

Chính vì vậy người ta tạo ra các mã Sku nội bộ để có thể nhìn vào và đọc ngay được một số thông tin cần thiết.

Trong một số trường hợp như siêu thị thì mã vạch chính là sku và được mã hóa thành barcode sản phẩm (Thực tế là siêu thị lấy mã vạch của sản phẩm nhập vào làm sku). Tuy nhiên có 1 số loại hàng hóa sẽ được sku riêng như quần áo, giày dép,...

Việc đặt Sku sẽ giúp cho nhân viên và những người làm việc liên quan có thể xác định nhanh và đúng loại hàng hóa đang có hoặc có thể tìm kiếm chính xác loại hàng hóa mong muốn một cách dễ dàng hơn.

Mã khách hàng cũng là một loại sku được sử dụng phổ biến.

Quả thực vai trò của Sku là rất quan trọng trong việc quản lý hàng hóa nội bộ đặc biệt là nơi có số lượng hàng hóa lớn.

Những cách đặt Sku dễ nhớ

Thực tế không nên quá tham lam để đặt tất cả thông tin sản phẩm vào Sku khiến nó quá dài mà chỉ cần đưa ra những thông tin cơ bản nhất để quản lý.

Trên Sku nên có:

• Thương hiệu sản phẩm
• Ngày mua hàng/ nhập hàng
• Kho lưu trữ
• Thông số sản phẩm (chất liệu, kích thước, màu sắc)
• Tình trạng

Ngoài ra còn có thể có bất kỳ thông tin nào khác nếu bạn muốn quản lý.

Có thể sử dụng số hoặc các ký tự để biểu đạt. Nên dùng "_" hoặc "-" để phân tách các thành phần cùng loại. Không nên sử dụng số vào những biểu đạt không mang tính số học. Ví dụ quy định màu xanh là 1, đỏ là 2,... thì những điều này người mới rất khó tiếp nhận hoặc dễ xảy ra sai sót. Hãy đặt theo XA, DO,.. bởi con người dễ dàng đoán biết được theo cách này hơn.

Có một lưu ý khá quan trọng là hãy loại ỏ chữ O, I, L ra khỏi mã sku bởi chúng sẽ gây nhầm lẫn O (Chữ o) với 0 (số không), I (Chữ i) với L (Chữ l) và 1 (Số 1). Không nên sử dụng ký tự "/" vì khi vào excel có thể trùng với định dạng ngày tháng.

Các yếu tố về biến thiên (như thời gian) nên để phía sau cùng nếu muốn quản lý hàng hóa. Bởi khi sắp xếp theo tên hàng hóa với bộ lọc thì chúng sẽ dễ dàng theo dõi hơn.

Nếu muốn quản lý theo thời gian thì nên đưa các yếu tố thời gian lên đầu.

Ví dụ nếu ta có 3 mã Sku

TP1SG230920_QADOKH3K, TP1SG250920_QADOKH5K, TP1SG230920_GDNAKH5K khi sắp xếp theo tên sẽ có thứ tự

TP1SG230920_QADOKH3K
TP1SG230920_GDNAKH5K
TP1SG250920_QADOKH3K

Rỏ ràng ta thấy QADOKH3K là 1 loại sản phẩm giống nhau nhưng được nhập ở 2 ngày khác nhau. Khi lọc theo tên sẽ không nằm cạnh nhau nên rất khó theo dõi. Nếu muốn quản lý theo loại hàng hóa thì nên đặt thành TP1SG_QADOKH3K230920. Ngược lại nếu muốn quản lý theo thời gian thì cách đặt Sku trên là rất hợp lý.

So sánh Sku và UPC

Thực tế Sku và UPC đều là Mã hàng hóa tuy nhiên, Sku mang tính nội bộ và không có quy tắc chung còn UPC thì là một tiêu chuẩn quốc tế. Chính vì điều này mà mỗi công ty, sẽ có một quy tắc đặt tên Sku riêng còn với UPC thì bất kỳ ai cũng có thể đọc được tên và thông số cơ bản của sản phẩm.

Sku có thể phát hành bất cứ lúc nào còn UPC thì phải mua mới có được và do một tổ chức phát hành.